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Herzlich Willkommen auf unserer Projektseite!
Wir sind Studenten der Hochschule für Wirschaft und Recht Berlin. Unsere Aufgabe ist es einen hochschulinternen Prozess darzustellen. Das Akkreditierungsverfahren für Studiengänge ist für die Hochschule sehr wichtig. Es gab bisher schon einige Versuche diesen Prozess darzustellen. Bisher ist die Verfahrensbeauftragte Frau Schmalz jedoch nicht zufrieden gewesen. Das versuchen wir nun zu ändern.

Darstellung des Prozesses in einer kurzen Geschichte

Es ist ein ganz normaler verregneter Tag in Berlin. Die Beschäftigten der Hochschule für Wirtschaft und Recht sitzen an ihrem Schreibtisch. Die Qualitätsbeauftragte stellt fest, dass eine Akkreditierung eines Studienganges durchzuführen ist. Nun gilt es eine Agentur auszuwählen und das Vorgehen abzuklären. Der Rat des IMBs wird zusammengerufen und ein Antrag an die Agentur gestellt. Nach einigem hin und her unterschreibt die Leitung des IMBs den Vertrag.

In der Zwischenzeit ist es kalt geworden. Der erste Schnee ist gefallen und auf den Straßen ist es glatt. Auf dem Weg zur Arbeit rutscht die Verfahrenskoordinatorin aus und ist leider für die nächsten Monate krankgeschrieben. Was passiert jetzt mit der Akkreditierung? Können die erforderlichen Dokumente noch rechtzeitig eigereicht werden?

Netterweise erklärt sich ein Kollege bereit die Vertretung zu übernehmen. Doch was ist zu tun und was musst beachtet werden? Die Vertretung ist verunsichert und weiß nicht wen er um Rat fragen soll. Wenn die Akkreditierung nicht rechtzeitig erfolgt, kann der Studiengang nicht weiter unterrichtet werden.

Dank einer Gruppe von Studenten aus dem Kurs Unternehmensmodellierung kann er nun auf eine Übersicht des Prozesses zurückgreifen. Nun weiß er, dass er als nächstes die benötigten Unterlagen zusammenstellen und an die Agentur versenden muss. Die Dokumente sind an das Diagramm angeheftet und so leicht aufzufinden.

So nimmt der Prozess seinen Lauf und das Vor-Ort-Gespräch kann stattfinden. Der Gutachter ist über den erfolgreichen Ablauf des Besuchs und die gute Organisation erfreut. Mit diesem positiven Eindruck geht er in die Agentur zurück und schreibt eine Sachverhaltsdarstellung, die soo gut ausfällt, dass die Akkreditierungsurkunde sofort versendet werden kann.

Als die Verfahrenskoordinatorin von ihrem Krankenhaus-Aufenthalt wieder kommt, ist sie vollkommen glücklich und weiß jetzt, dass sie jederzeit beruhigt in den Urlaub fahren kann.

detailliertere Darstellung des Prozesses (User-Storys)

Abkurzungsverzeichnis

QB – Qualitätsbeauftragter

AV - Akkreditierungsverfahren

VK - Verfahrenskoordinator

Agentur - Akkreditierungsagentur

IMB - Institute of Management Berlin

Allgemeines

Verfahrenbeauftragte ist Ansprechpartner für alle Beteiligten, besonders für die Akkreditierungsagentur (Kommentar)
Verfahrensbeauftragte koordinert gesamtes Verfahren
Qualitätsbeauftragte hat den Überblick über die Akkreditierungssituation
Qualitätsbeauftragte ist verantwortlich für das Qualitätsmanagement
Leitung trifft alle erforderlichen Entscheidungen
IMB/Bereichsleitung entscheidet über Cluster-Akkreditierung
Studiengangsteam ist Ansprechpartner für Verfahrenskoordinator
3 Jahre Gültigkeit bei 1.Akkreditierung, anschließend 5 bis max. 7

Prozess

Verfahrensvorbereitungsphase:

QB stößt AV an(ca. 1 Jahr vor Ablauf)
Entscheidung über Clusterbildung (besonders bei Re-Akkreditierung)
IMB-Leitung - Entscheidung über Vorgehen und Zuständigkeiten und zu beauftragende Agentur (möglichst dieselbe Agentur wie beim letzten Mal)
VK beauftragt Agentur
Akkreditierungsagentur geben allgemeine Rahmenbedingungen und Vertragsentwurf vor
IMB-Leitung: Vertragsabschluss mit der Agentur

Selbstdokumentationsphase: Dauer in etwa 3-5 Monate

VK koordiniert Zusammenstellung der Dokumente von unterschiedlichen Stellen
VK schreibt zentrale Texte und bereitet alle Unterlagen für Studiengangsteam/-leitung vor
Studiengangsteam/-leitung (Frau Tröge/Frau Wiesner bei WInf???) liefert alle studiengangsbezogenen Informationen
VK Alle Unterlagen sammeln und Korrekturlesen
VK – Versand an Agentur

parallele Prozesse:

VK spricht Agentur auf Feedback zu den eingesandte Dokumenten an, um kurzfristige Nachforderungen zu vermeiden Gegebenfalls Klärung erste Fragen und/oder Ergänzung der Selbstdokumentation

prallele Prozesse:

mehrere Wochen vor dem Vor-Ort-Besuch: Vorbereitungsphase des Vor-Ort-Besuchs

VK und Agentur – Terminabsprache für Peer Review vor Ort

Agentur wählt Gutachter aus und gibt Ihn bekannt
Agentur gibt Rahmenbedingungen für Vor-Ort-Besuch vor (Checkliste)
ca. 2-6 Wochen

VK bereitet Vor-Ort-Besuch dementsprechend vor
VK organisiert Vorbesprechung mit allen Beteiligten der Uni (auch: Studenten, Dozenten…)

Vor-Ort-Besuchsphase:

VK – Koordiniert Besuch anhand vom Ablaufplan (inkl. Geschprächspartnern, Räumen, Zeiten)
Agentur - Durchführung des Vor-Ort-Besuchs anhand Ablaufplan

Gutachten und Akkreditierungsentscheidung:

Agentur erstellt Bericht zur Akkreditierung und sendet vorab Sachverhaltsdarstellung (Dauer in etwa 1 Monat!)
VK – koordiniert die Stellungnahme zur Sachverhaltsdarstellung
Geschäftsführer/-in, Studiengangsleitungen, ggf. Fachbereichsrat
Verfassen einer Stellungnahme in Absprache mit Verfahrenskoordinator/-in und Dekan/-in
Agentur - entscheidet über Akkreditierungsbericht, Empfehlungen und Auflagen

Abschluss des Verfahrens:

VK&Dekan: Wenn Akkreditierung ohne Auflagen: Mitteilung an alle Beteiligte und Abschluss des Verfahrens (Eintragung, Archiv etc.)
Agentur – vergibt Akkreditierungsurkunde

allgemeine Anmerkungen von Frau Schmalz:

bisherige Prozessabbildung und Dokumentation nicht übersichtlich und nicht übertragbar
Prozesse sollen wenn möglich fachbereichsneutral dokumentiert werden
Dokumentenablage für Vorlagen sinnvoll (Verlinkung aus Prozessansicht)

Ziele der Prozessdokumention

Hilfestellung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter/Vertretung
Aufgaben erkennbar darstellen
den am Prozess geringfügig Beteiligten die "Angst" vor dem Aufwand nehmen
Hochschule akzeptiert Prozessdokumentation; weniger Zeitaufwand
Die Dokumente die häufig genutzt oder wiederverwendet werden können, werden zentral gespeichert. Der Pfad zu den Dokumenten wird an das Modell angeheftet und erleichtert so das Auffinden.

Kontaktdaten

Dr. Andrea Schmalz
eMail: andrea.schmalz [at] hwr-berlin [dot] de
Qualitätsmanagement / Quality Manager
Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR) Berlin /
Berlin School of Economics and Law
Badensche Str. 52
D-10825 Berlin
Tel +49 (0)30 30877-1150
Fax +49 (0)30 30877-1199

Links

Google-Docs

überarbeitete Prozessbeschreibung inklusive Scan der Mitschriften, Text Rollenspiel

https://docs.google.com/document/d/1yiv9t_LFn90DlagPD3TpTXNpjOUbRCrClmN8UmKXumA/edit

Signavio

http://academic.signavio.com/p/explorer#/directory/d22a2a746cd44b4d9a14d05af28594fa

Präsentation 1.SprintReview

https://www.dropbox.com/s/u2nzfsp2wbev78z/Pr%C3%A4si_Unternehmensmodellierung.pptx