Benutzer:Birkenkrahe/HWR-UMO/WS2012/Team-Evaluation-WS12

Herzlich Willkommen,

Sie befinden sich im Kurs Unternehmensmodellierung zu dem Thema "Evaluation". Aufgabe ist es, den Evaluationsprozess der Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR) zu optimieren zu mögliche Schwachstellen auszumerzen. Dazu wurden Gruppen á vier Studenten mit unterschiedlichen Skills zusammengestellt. Zur Gruppenarbeit kommt das Arbeiten mit verschiedenen Tools dazu, wie z.B. "BPMN" dazu und zudem muss die Prozessoptimierung unter ständiger Absprache mit der Koordinatorin Frau Schmalz stattfinden. Dafür werden regelmäßige Feedbackgespräche mir ihr vereinbart.

Das Projektteam

Unser Projektteam besteht aus vier Mitgliedern: drei Studenten aus der Wirtschaftsinformatik und einem aus der Betriebswirtschaftslehre. Unsere Stärkenverteilung ist bei jedem einzeln aufgelistet, wobei der technische Part von dem übernommen wird, der kein Wirtschaftsinformatik studiert. Wer wir sind, können Sie nun hier nachlesen:

Datei:Gruppenfoto.JPG

	xxx	Ömür	Florian	Robert
Studiengang	Wirtschaftsinformatik	Wirtschaftsinformatik	BWL	Wirtschaftsinformatik
Stärken(*1)	4321: Process und People	2134: Business und Technology	1234: Technology und Business	4213: People und Business
Aufgabenbereiche	Betreuung und Aktualisierung des Wikis	Umsetzung der Prozessentwürfe in Signavio	Erstellung der Prozessentwürfe	Kommunikation mit Frau Schmalz und Beschreibung der Prozesse
Kontakt	xxxx	oemuerg [at] yahoo .de	buettner.florian [at] gmail.com	rsix[at]gmx.de

^(*1) Legende: Kriterien: TECHNOLOGY BUSINESS PEOPLE PROCESS; Bewertungsskala: 1 am Stärkstem, 4 am Wenigsten (i.d. Reihenfolge)

Unsere Kundin

Kontakt zu Frau Schmalz:

Dr. Andrea Schmalz
Qualitätsmanagement / Quality Manager
Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR) Berlin /
Berlin School of Economics and Law
Badensche Str. 52
D-10825 Berlin

User Story

Eine User-Story ist zu deutsch eine Anwender-Erzählung und soll bewusst, in kurzen Worten, die Anforderungen einer Sorftware oder eines Prozesses darstellen.

Unsere User-Story:

Die Koordination beauftragt das Qualitätsmanagement mit einer Evaluation, das Qualitätsmanagement überprüft diesen Auftrag, sendet Einladungen an die Studierenden, schließt die Evaluation nach einer Woche und sendet die Ergebnisse an das Studiengangsmanagement und die Dozenten

Ablauf der Evaluation

Happy Path Evaluation

Diese Grafik beschreibt den Vorgang der Evaluation der HWR, wie er aktuell dargestellt wird. Diesen Ablauf gilt es zu überarbeiten und wenn nötig zu optimieren.

Erläuterung:

Dieser Prozess wird immer zum Ende eines Kurses durchgeführt. Wo der Koordinator(von den Studierenden im Kurs gewählt) beim Qualitätsbeauftragten eine Evaluation beantragt. Im Antrag befinden sich alle E-Mail Adressen der Studierenden, die an diesen Kurs teilgenommen haben. Nach dem Eingang wird von der Sachbearbeiterin die Evaluation(online) vorbereitet und gestartet. Es wird ein Verzeichnis für den Kurs erstellt und eine E-Mail an alle Teilnehmer des Kurses verschickt. In diesen E-Mails befindet sich ein Link zu der Evaluationsseite, mit den dazu gehörigen Anmeldenamen und Passwort. Auf der Evaluationsseite können die Studierenden ihre Beurteilung abgeben. Womit der Prozess für die Teilnehmer beendet ist. Später können Diese das Ergebnis online einsehen.

Da nun nicht alle Teilnehmer innerhalb von einer Woche ihre Beurteilung abgegeben, wird ein Erinnerungsprozess gestartet. In diesen Abschnitt wird von der Qualitätsbeauftragten der Rücklauf kontrolliert. Sofern weniger als 66% der Studierenden ihre Beurteilung abgegeben haben, wird eine Erinnerungs-Mail an alle versendet, die noch keine Beurteilung abgegeben haben. Die Beurteilungen die bereits eingegangen sind werden im System abgespeichert. Dieser Prozess wird solange wiederholt bis mehr als 66% der Studierenden ihre Beurteilung abgegeben haben oder die 3 Wochen vergangen sind.

Nach Beendigung des letzten Abschnitts werden die Beurteilungen ausgewertet und in eine übersichtliche Statistik(per Excel) gewandelt. Nach der Fertigstellung wird vorerst eine Version an den jeweiligen Dozenten versendet, welcher sich dann die Auswertung ansehen kann. Dabei soll verhindert werden, dass Unstimmigkeiten entstehen. Woraus sich aus der Statistik ein anderes Ergebnis ergibt, als die Studierenden gesagt haben(Anders gesagt...Das Eine sagen und was Anderes angeben). Nach der Einsicht des Dozenten und der darauf folgenden Absprache zwischen Dozent und des akademischen Beauftragten(der auch eine E-Mail mit der Auswertung erhält), wird das Ergebnis an den Koordinator weiter geschickt. Der dann per E-Mail-Verteiler das Ergebnis an alle anderen Teilnehmer weiterschickt.

Projektfortschritt

Wann?	Aufgabe	Wer?
18.10.2012	Erstes Treffen mit Frau Schmalz	Florian und Robert
01.11.2012	Teammeeting * Erster Entwurf des Prozesses in Signavio * Ausführliche Erläuterung des bestehenden Prozesses * To-Do-Aufstellung, Umformatierung des Wikis, Aktualisierung	alle Ömür und Robert Robert xxx
08.11.2012	Finalisieren der Entwürfe, Erstellung eines Happy-Path-Entwurfs	Florian
15.11.2012	Teammeeting * Vorbereitung der Präsentationsfolien * Bearbeitung des Prozeses * Aktualisierung des Wikis * Pyramidenkonzept (SKFA) erstellen	alle Florian Florian xxx Ömür
15.11.2012	Zweites Treffen mit Frau Schmalz * Vorstellung des aktuellen Prozesses * Anmerkungen am Prozess	alle
20.11.2012	Teammeeting * Besprechung der Präsentation * Einteilung der Folien	alle
22.11.2012	Sprint * Präsentation des Projektfortschritts * Vorstellung Happy Path * Vorstellung optimierter Evaluationsprozess * Diskussionsrunde	alle
29.11.2012	Teammeeting * Sprint Review erstellen * Finaler Entwurf des Prozesses	alle
13.12.2012	Abschlusstreffen mit Frau Schmalz um 13 Uhr * Präsentation des finales Prozessmodells * Wiki-Doku egänzen	alle
17.01.2013	Teammeeting * Ideenfindung zu letzten Punkten des Prozessmodells * Kontaktaufnahme mit Frau Schmalz bezügl. letzten Sprints	alle
24.01.2013	Teammeeting * Brainstorming bezügl. Präsentation des letzten Sprints * Feedbckgespräch mit MBK	alle
29.01.2013	Teammeeting * Erstellung Präsentation für letzten Sprint * Überarbeitung letzter offener Punkte * Abschlussgespäch mit Frau Schmalz	alle

Sprint Reviews

Sprint vom 22.11.2012

Unser erster Sprint verlief für alle Teammitglieder sehr zufriedenstellend. Unsere Präsentation gliederte sich in die Teile der Teamvorstellung, Vorstellung des Happy Path, Vorstellung des (fast fertigen) von uns optimierten Evaluationsprozesses und einer abschließenden kleinen Diskussionsrunde. Den Zuhörern war es während bzw. nach der Präsentation gestattet über titanpad.com anonym ihre Meinungen zu unserer Präsentation anzugeben. Im Großen und Ganzen haben wir überwiegend positives Feedback des Publikums erhalten. Einzelne Anmerkungen können in dem nebenstehenden Dokument nachgelesen werden.

Unser eigenes Feedback zu unserer Präsentation:

Pro:

• Sehr gutes Zusammenspiel der Akteure
• Strukturierter Präsentationsaufbau und -ablauf
• Inhaltlich komplett

Contra:

• nächstes Mal noch freier sprechen

Was noch zu erledig werden muss:

• Prozess Evaluation beenden
• Happy Path und Prozess beschreiben
• Termin mit Frau Schmalz vereinbaren (06. oder 13.12)

• Prozess vorstellen
• Link zum Handbuch (?)

Zweiter Sprint vom 20.12.12

Rückblick zweiter Sprint (2x klicken für Lesemodus)

Beim zweiten Sprint zeigten wir unseren überarbeiteten Prozess auf und erläuterten diesen mit seinen Änderungen. Die dazu genannten Anmerkungen von Kommilitonen wurden notiert und bestmöglich umgesetzt. Der Komplette Prozess beruht auf den Richtlinien der HWR und die Präsentation wurde an die SKFA-Methode angelehnt. Auch zwischen ersten und zweiten Sprint hielten wir stetigen Kundenkontakt zu Fr. Dr. Schmalz und erläurterten ihr wichtige Punkte und Teilprozesse. Außerdem achteten wir sehr darauf die Kundenwünsche bezüglich der weitere Umsetzung zu erfüllen. Außerdem fand eine Selbstreflektion unter dem Aspekt von "Was haben wir gelernt?" statt. Wir beachteten ebenso die von uns selbst gesetzten Verbesserungsvorschläge vom letzten Sprint und versuchten u.a. freier zu sprechen.

Abbildung des Prozessablaufs

Unsere finale Version des Prozessablaufs auf operativer Ebene. Auf dieser Grafik kann man erkennen wie der Prozess der Evaluation letzendlich im gesamten abläuft.

Entwurf des Prozesses vom 02.11.2012

Der Prozess beginnt mit der Beendigung eines Kurses. Daraufhin beantragt der Koordinator/in eine Evaluation, die dann beim Qualitätsbeauftragten eintrifft. Dort wird dann geprüft, ob ein Antrag schon vorliegt und ob der Kurs wirklich beendet ist. Sollte eins dieser Fälle eintreffen wird eine Benachrichtigung an den Koordinator/in zurück geschickt. Wenn dies jedoch der Erstantrag ist, wird eine Evaluation im System angelegt. Daraufhin wird an den teilnehmenden Studenten eine E-Mail verschickt, worin ihre Zugangsdaten stehen, womit sie die Evaluation durchführen können(online).

Dabei kann es häufig zu mangelnder Beteiligung kommen. Deswegen wird innerhalb einer Woche überprüft, wie viele Studenten sich bei der Evaluation beteiligt haben. Bei einer Teilnahme unter 66% wird an alle Studenten, die sich nicht an der Evaluation beteiligt haben, eine Erinnerungs-E-Mail versendet. Dabei vergeht wieder eine Woche Bearbeitungszeit. In der Regel steigt daraufhin die Teilnahme. Wenn die Studenten ihren Fragebogen ausgefüllt haben, ist damit der Prozess für sie beendet und haben somit keinen weiteren Einfluss auf den Gesamtprozess.

Nachdem die Studenten die Fragebögen ausgefüllt und verschickt haben, kann der Qualitätsbeauftragte die Evaluation schließen. Im nächsten Schritt wird das Gesamtergebnis analysiert und in eine PDF-Datei gespeichert, worin sich die Ergebnisse befinden(aufgelistet). Für das Archiv muss das Evaluations-Ergebnis gepflegt werden und in eine Excel-Datei eingeben werden. Letztendlich werden die Ergebnisse(PDF-Datei) an den Koordinator/in und an den Dozenten versendet, damit sie das Ergebnis einsehen können. Nach der Versendung ist damit der Gesamtprozess beendet.

Storytelling

(Ausnahmesituation) Vor langer langer Zeit gab es in einem Wald ein verstecktes Örtchen in dem winzige Geschöpfe wohnten. Die Studenten. Die waren herzensfroh, fröhlich und freundlich, aber leider auch ein wenig nachlässig. Und es gab da noch Frau Eva , die liebe Fee. Eine nette Gestalt, jedoch gab es eins, was sie nicht leiden konnte: „Aaaaaaah, ich hasse schlechte Vorlesungen. Ich evaluiere sie. Ich werde sie alle evaluieren und wenn es das Letzte ist, was ich meinem Leben tue!!! Ich schnappe Sie. Eines Tages finde ich sie alle und dann könnt ihr was erleben!!!“

So machte sich Frau Eva auf den Weg, weil sie fernab von einer neuen Vorlesung hörte und schickte allen Wesen des Waldes einen Brief, indem sie sie bat, ihre Meinung darüber niederzuschreiben. Doch nicht alle Wesen waren so freundlich und fleißig und schickten ihr einen Brief zurück. Das ärgerte Frau Eva sehr und so musste sie sich noch einmal auf den Weg machen um die säumigen Wesen, daran zu erinnern, dass es wirklich wichtig ist, seine Meinung über diese neue Vorlesung kundzutun. Damit auch alle Wesen des Waldes das Richtige und vor allem viel lernen für das weitere Leben im Walde, lag Frau Eva dies sehr am Herzen. Und wieder waren einige Wesen dabei, die wieder nicht so fleißig waren um Frau Eva zu helfen.

Und so konnte Frau Eva den Wesen des Waldes, denen es wirklich wichtig war eine gute Vorlesung zu besuchen, nicht helfen und so schrieben alle eine schlechte Note und nach und nach verlor der Wald seine Friedlich- und Freundlchkeit und schon bald herrschte dort Gewalt und Zerstörung.

Happy Path

Der Happy Path stellt einen Prozessablauf da, welcher ohne irgendwelche Probleme oder negative Einflüsse verläuft. Sozusagen das bestmögliche Ergebnis.

Happy Path Evaluation

In unseren Fall sind drei Teilnehmergruppen mit eingebunden. Die Studierenden, Qualitätsbeauftragten und Koordinatoren.

Beginnen tut der gesamte Prozessablauf mit dem beenden des Kurses. Daraufhin schickt der Koordinator eine Mail an den Qualitätsbeauftragten, um eine Evaluation zu beantragen. Wenn der Antrag eingegangen ist, beginnt für den Qualitätsbeauftragten der Prozess. Indem zu Beginn eine Evaluation in der Datenbank erstellt, für alle teilnehmenden Studenten ein Konto generiert und an alle Studenten eine E-Mail versendet wird. Nachdem die Studenten die Evaluations-Mail erhalten haben, bewerten sie alle ihren Dozenten für den angegeben Kurs und zwar innerhalb einer Woche. Nachdem alle Studenten ihre Fragebögen ausgefüllt haben, ist damit der Prozessablauf für sie beendet.

Für den Qualitätsbeauftragten geht die Arbeit weiter. Nachdem alle Fragebögen eingegangen sind, kann die Evaluation abgeschlossen werden. Daraufhin werden die Ergebnisse analysiert und in einer PDF-Datei abgespeichert. Das Ergebnis wird zusätzlich in eine übersichtliche Statistik-Tabelle verwandelt, damit der Dozent genau seine Stärken und Schwächen(laut den Studierenden) einsehen kann. Sobald die PDF-Datei und die Excel-Tabelle fertig erstellt sind, werden diese an den Dozenten und den Koordinator versendet. Nach diesem Vorgang ist der Prozess abgeschlossen.

SKFA Modell

SKFA-Modell des 2.Sprints

Durch SKFA-Modelle sollen Probleme oder Lösungswege logisch dargestellt und präsentiert werden. Die Abkürzung SKFA meint in diesem Falle:

• S = Situation
• K = Konflikt
• F = Frage
• A = Antwort

Wobei diese Auflistung nicht die Reihenfolge meint. Begonnen wird mit einer Fragestellung und einer auf dieser basierenden Antwort. Dann wird die daraus resultierende Sitaution analysiert und geschaut, ob sich daraus ein Konflikt ergiebt. Ist dies der Fall so wird mit einer neuen Fragestellung begonnen. Dies geht soweit, bis sich aus der Sitation kein Konflikt mehr ergibt.

Unser SKFA-Beispielprozess:

Erste Fragestellung war: "Wie konnten wir den Prozess bisher nachvollziehbar darstellen?", die daraus resultierende Antwort war:" Erstellung des Happy Paths und der User Story". Die Situation, die sich daraus ergab war "4 Wochen Einarbeit". Kein umfassendes Wissen bezügl. des Evaluationsprozesses/ kein Detailwissen und keine Erfahrungen mit BPMN waren die daraus zu schließenden Konflikte. Daraus ergaben sich weiterhin drei Fragestellung mit den dazugehörigen Antworten, Situationen und einem Konflikt (wobei die letzte Frage in einer Situation und keinen Konflikt endet).

Lernerfolge

SKFA

• Darstellung und Strukturierung der Problemlösungen unseres Prozesses

BPMN

• Neue und inovative Darstellungsmöglichkeiten kennengelernt
• Genaue Einführung von Unterprozessen und Kernelementen

Teamarbeiten

• Fähigkeiten der Teammitglieder gezielt einsetzen
• Erlernen der besseren Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Personentypen
• Koordinieren der Zeiteinteilung der Teammitglieder

Werkzeuge

• Für die Erarbeitung des Prozessablaufes wurde das Umgehen mit der Software Signavio erlernt
• Durch Apple Keynote konnte eine anschauliche Präsentation erstellt werden

Kommunikation

• Mit sozialen Netzwerken, wie Facebook, konnte die Kommunikation zwischen den Mitgliedern aufrecht erhalten werden, sowie durch Handy und E-Mail.
• Der Kontakt mit Frau Schmalz verläuft durch regelmäßigen E-Mailverkehr und durch Absprache in den Meetings

Szenariomodell

Bei unserem Szenarienmodell sind einmal die Dimensionen "Evaluationsart" (E) und die "Teilnahmebereitschaft" (T) relevant. E+ hieße dann "Trend zur Onlineevaluation"und E- demzufolge"Trend zur Offlineevaluation (auf Papier)". T+ bedeute dann "Hohe Teilnahmebereitschaft" und T- "Geringe Teilnahmebereitschaft".

Der Best-Case wären in unserm Fall engagierte und verantwortungsvolle Studenten, die ALLE an der Online-Evaluation teilehmen. Denn Vorteil ist hier, dass man einen sehr geringen Aufwand hat, die Evaluation auszuwerten, da dies alles automatisch über den Computer geschehen würde. Zudem könnte die Verbessung der evaluierten Vorlesungen schneller erfolgen. Durch die schnellere Reaktionszeit und hätte man außerdem in kurzer Zeit schon ein repräsentatives Ergebnis. Während der Worst Case eine geringe Teilnahmebereitschaft bei einer Offlineevaluation besagen würde. Nachteil hier sind die faulen anlalogen Studenten, die keinerlei Lust und Engagement haben, einen Evaluations-Fragebogen auszufüllen. Hinzu kommt der hohe (Papier-)Aufwand und zudem ist keine aussagekräftige Beurteilung einer Vorlesung möglich, da nur ein (geringer) Teil der, in den Kurs eingeschriebenen Studenten, ihre Meinungen abgegeben haben.

Fazit

Selbstreflexion

1. Prozess am Anfang

• Fehleranalyse des bestehenden Prozesses und erste Optimierungsversuche in Form von Brainstorming
• Verständnis für:

• den bestehenden Prozesses
• das Signavio-Tool
• BPMN-Syntax inkl. HWR-Richtlinien

2. Prozess in der Bearbeitungsphase

• Umsetzungsversuche des optimierten Prozessmodells
• Feedbackgespräche mit der Kundin

• Weiterentwicklung und Verfeinerung des Prozesses
• Erlernen neuer Werkzeuge:

• Storytelling
• SKFA
• Szenarioplanung

3. Finaler Prozess und Ausblick / Wie wird unser Modell zukünftig genutzt?

• Rückblick/ Gesamtfazit (anspruchsvoller Prozess, jedoch sehr gut unsererseits umgesetzt)
• Keine gravierenden Probleme
• Gute Teamarbeit /Ergänzung der Teammitglieder

• Zukünftiger Gebrauch:

• Weiterpflege des Prozesses und Einarbeitung von Kollegen in erlernte Prozesse und Tools
• Einführung eines Wikis für Wissensmanagement und -transfer

• Change- Management-Maßnahmen

• Einarbeitung anderer Beteiligten
• Vertiefung des bestehenden Wissens

3.1 Weiterentwicklungoptionen:

• Mögliche Lösungen:

• Folgeprojekt:

• Kommentare mit Wiki-Links über bestehende Anleitungen der einzelnen Teilprozesse
• Vorteil besserer Workflow: Arbeit nur im Browser

• Andere Alternativen:

• Kommentar/ Verlinkungen mit/zu Dateien

• Nachteil schlechter Workflow: Arbeit im Browser und in Dateien

• Kommentar enthält komplette Anleitungen

• Nachteil: Kommentarfelder überfüllt und unübersichtliche Darstellung

Gruppenarbeit

Trotz Aufgabenverteilung war es uns wichtig, dass jedes Teammitglied Einblick in die verschiedenen Aufgabenbereiches des Anderen bekam und somit auch Lernerfolge z.B. in BPMN oder Wiki verzeichnen konnte.

Arbeitsmethode Scrum

• Vorteile:

• Stetige Optimierung / Feedback der eigenen Arbeit / Fortschrittes
• Häufiger Kundenkontakt: Kunde hat Einblick in verwendete Tools, kann diese erlernen und zukünftige Anpassungen in BPMN leichter selbst erledigen
• Konkrete (Teil-)Zielverfolgung
• Motivation der Eigenarbeit

• Nachteile:

• Wiederholung der Inhalte durch häufige Sprints

Kundenkontakt

• Kontinuierlicher Kontakt zu Frau Schmalz
• Regelmäßige Meetings und Präsentation der Prozessmodelle
• Kontroverse Diskussionen über die Evaluationsbereitschaft der Studierenden :-)
• Freundlicher Umgang
• Hohe Lernbereitschaft auf Seite der Kundin

• Offenheit gegenüber neuer Maßnahmen (z.B. Wiki)
• Schnelle Einarbeitung

Zum Nachschlagen

Hier sind zur Nachlese unsere Präsentationen zu den einzelnen Sprints und der Link zu Signavio zu finden.

Link zu Signavio

Signavio Evaluation

Das Beste zum Schluss: Video-Prototyping

Unser persönliches Schmankerl an diesem Projekt, ist das Video-Prototyping, welches wir aus einer parallelen Vorlesung auch hier anwenden möchten. Leider ist es in Wikiversity nicht möglich, Videos von Youtube einzubetten, sodass man selbst auf den Link klicken muss, um zu unserem Video zu gelangen.

Video-Prototyping soll Prozesse durch einfache Darstellung, z.B. selbst gezeichneten Bildern einfach und spielerisch dargestellt werden und vor allem leicht verständlich für den Endverbraucher sein.

Unter dieser Adresse ist unser Video nun zu erreichen: http://www.youtube.com/watch?v=O0nnsaOMvIg&feature=youtu.be

Viel Spaß beim Schauen