Kurs:Organisationslehre/Organisations-Techniken

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Einteilung der Organisationstechniken

Früherkennungs-Technik

Mit einer Szenarienerstellung wird eine Art Vorschau modelliert, in der auch unbeeinflussbare Rahmenbedingungen vorkommen, wie zum Beispiel Erdbeben, Inflation, Arbeitslosigkeit etc. Diese Organisationstechnik dient dazu, um eventuell hohe Risiken zu verdeutlichen. Da das Ziel bekannt ist, können entsprechende Maßnahmen geplant werden und daraus resultierende Gegenmaßnahmen abgeleitet werden, um das Ziel zu erreichen.

Erhebungs-Technik

Die Erhebungstechniken dienen zur Erfassung von Informationen einer bestehenden Organisation. Mit Befragungen werden beispielsweise Meinungen, Einstellungen und Gefühle erfasst. Objektive Tatbestände über das Verhalten und die konkrete Arbeitsabläufe lassen sich mit den Befragungen oft nicht erfassen. Dazu dient dann die Beobachtung. Beobachtungen geben Aufschluss über das tatsächliche Verhalten in Organisationen.

Analyse-Technik

Mit der Analysetechnik werden Beziehungen zwischen verschiedenen Objekten verdeutlicht. Oftmals wird dies mit einem Relationendiagramm dargestellt. Die Erkenntnisse aus dieser Analyse ist oftmals die Grundlage für die Aufgabenerfüllung einer Organisationseinheit. Häufig findet die Kommunikationsanalyse Anwendung. Damit werden alle beteiligten Kommunikationspartner erfasst und dargestellt. Die Frequenz der Kommunikationskontakte wird erfasst, beobachtet und ausgewertet. Damit können wertvolle Schlüsse auf die Optimierung bestehender Strukturen gezogen werden.

Würdigungs-Technik

Die Würdigungstechnik ist ein gutes Mittel und ein vielseitig verwendbares, sowie zielführendes Werkzeug zur Hauptursachenfindung. Mit dieser Methode wird generell das Verhältnis von einer Ursache zu einer Wirkung auf einfache Weise strukturiert dargestellt. Die größte Schwierigkeit besteht darin, dass die richtige Informationsdichte dargestellt wird, sofern Problemursachen zu detailliert herausgearbeitet werden, entsteht ein zu unübersichtliches Diagramm. Gleiches gilt natürlich auch für ein zu einfach oder allgemein gehaltenes Diagramm. Häufig findet das Fischgrät-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm Anwendung.

Zielbildungs-Technik

Das Bilden von Zielen ist ein dynamischer und sozialer Prozess. Die Ziele werden zwischen Betroffenen und Beteiligten erarbeitet und ständig dem Fortschritt zufolge angepasst. Hierbei gelten einige Grundsätze der Zielformulierung. Die Ziele sollen lösungsneutral, vollständig (aber nicht mehr als 20 Ziele), verständlich und realisierbar sein. Des Weiteren sollte man unterscheiden, welche Ziele Vorrang haben und sie sollen in schriftlicher Form verfasst werden.

Der Zielbildungsprozess gliedert sich in mehrere Schritte.

• Zielidee suchen

Konkrete Ziele ergeben sich am ehesten durch diagnostischen Aussagen nach systematischer Analyse von Zielvorstellungen.

• Zielsystem Aufbauen

Eine umfassende Zielvorstellung wird erreicht, indem man ein hierarchisches Zielsystem aufbaut. Diese muss die Zweck Mittel Beziehung zwischen den einzelnen Zielen darstellen und die Gewichtungsprobleme zwischen den Zielen bewusst machen

• Ziel operationalisieren

Damit Ziele handlungsleitend wirken können müssen sie Bedingungen wie Zeitbezug, Messbarkeit oder auch Klarheit erfüllen.

• Ziele gewichten

In der Regel können nicht alle Ziele eines Zielsystems gleichermaßen erfüllt werden. Oftmals kann es auch zu Zielkonflikten kommen. Spätestens dann muss geklärt werden, welchem Ziel der Vorrang gegeben wird.

• Ziele überprüfen

Jeder Erkenntnisfortschritt könnte eine Änderung des Zielsystems mit sich bringen.

Synthese-Technik

Hierbei handelt es sich um die Zusammensetzung von Stellenbeschreibungen. Inhaltlich setzt sich diese Methode mit dem Zusammenwirken bzw. mit der Bündelung von Aufgaben auseinander. Je detaillierter die Ausführung und desto genauer die Formulierung ist, um so mehr lassen sich etwaige Schnittstellen verhindern bzw. vermeiden.

Bewertungs-Technik

Die Bewertungstechnik misst relevante Objekte der Organisation und diese werden quantitativ erfasst. Die zur Anwendung kommenden Bewertungskriterien und eine Skala werden im Vorhinein definiert um die gemessenen Merkmale zu klassifizieren. Als Häufige Skala wird die Schulnotenskala von 1 bis 5 verwendet.

Entscheidungs-Technik

Unter Entscheidung versteht man einen bewussten und in der Regel rational begründeten Auswahlakt unter Alternativen. Die Entscheidungstechnik kann in Form einer Matrix, Tabelle oder in Baumform dargestellt werden.

Komponenten einer Entscheidungssituation sind Handlungsalternativen, unterscheidbare Situationen, Wahrscheinlichkeiten für eine Situation und Ergebnisse der Handlungsalternativen bei den unterschiedenen Situationen.

Die Entscheidungstechnik kann als Modell zur Strukturierung von Entscheidungsproblemen herangezogen werden. Um den richtigen Entschluss zu treffen ist es wichtig vollständige Informationen über die Alternativen und Bedingungen zu haben. Da dies in der Praxis aber sehr selten vorkommt muss in den meisten Fällen ein Risiko verantwortet werden. Die Risikofreudigkeit von Menschen wird bei dieser Technik nicht berücksichtigt.

Kreativitäts-Technik

Bei der Kreativitätstechnik wird versucht das ganzheitliche Vorstellungsvermögen des Menschen zu fördern, indem die zwei Gehirnhälften neue Verknüpfungen schaffen und von Teilen zu einem vollständigen Ganzem zu gelangen.

Hauptziele

• Freies Suchen und Sammeln
• Aufgreifen und Weiterentwickeln
• Verfremdungen – Blickveränderungen
• Anregung durch Assoziation
• Analogiebildung und Übertragung
• Zusammenhänge entdecken
• Bildhaftes Denken freisetzen
• Teile zu etwas Ganzem verbinden
• Gegebenes verändern

In der Praxis zeigt sich, dass oftmals ausgefallene Lösungen zum Erfolg führen, sofern diese auch wirklich in Angriff genommen werden. Deshalb gilt bei kreativ entstandenen Ergebnissen das Prinzip des aufgeschobenen Urteils.

Zu den kreativen Techniken gehören z.B.: Brainstorming, Brainwriting, Brainwriting : Mindmapping, die Analogiemethode oder Progressive Abstraktion

Brainstorming
Das Brainstorming geht von einer Fragestellung aus. Im Verlauf der Sitzungen sollen die Teilnehmer spontan Ideen zur Problemlösung gemeinsam erarbeiten Es soll ebenso auf Chancen, Risiken und Ziele eingegangen werden. Eine Sitzung dauert ca. 20-30 Minuten, die teilnehmenden Personen sollten möglichst „Problem unbelastet“ sein, die Ideen werden niedergeschrieben und die geltenden Regeln für solche Sitzungen sind einzuhalten. Die Auswertung einer solchen Sitzung geschieht meist in einem 2. Durchgang. Hierbei können Fachleute die Ergebnisse aus dem ersten Durchgang in die Kategorien „nicht geeignet“, „realisieren“, „weiterverfolgen“ und „zurückstellen“ einteilen.

Brainwriting
Basiert auf der Methode Brainstorming mit dem Unterschied, dass jeder Teilnehmer seine Ideen auf ein Kärtchen schreibt. Danach werden diese Kärtchen, für alle sichtbar, nach Zusammenhängen sortiert, aufgehängt. Bei diesem Vorgang sind weitere spontane Assoziationen erwünscht und werden auch aufgenommen. Dies kann dann die Grundlage für weitere kreative Phasen sein.

Brainwriting : Mindmapping
Diese Technik ist eine Sonderform des Brainstorming und Brainwriting. Sie dienen dazu komplexe Zusammenhänge, wie zum Beispiel das Leitbild einer Firma, bildhaft darzustellen.

Die Analogiemethode
Hierbei wird versucht zu einem neuen Phänomen ein bereits bekanntes zu suchen. Wird ein solches gefunden, kann über den Analogieschluss auf das Neue geschlossen werden.

Progressive Abstraktion
Probleme werden oftmals so allgemein formuliert, dass ein Lösungsweg auf Anhieb nicht erkennbar ist. Aus diesem Grund wird das Problem solange umformuliert bzw. verallgemeinert, bis die Beteiligten verstehen worauf es ankommt.

Kommunikations-Technik

Im Allgemeinen lässt sich das Modell menschlicher Kommunikation grob in fünf Teile unterteilen. Aus der Kommunikationssituation entstehen für die Beteiligten immer Bilder. Diese sind unter anderem davon abhängig wo und wann kommuniziert wird. Ebenso wichtig ist, ob ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht geführt wir und ob es das erste Treffen oder eine Routinesituation ist. Unter Kommunikationspartner versteht man die teilhabenden Personen. Von der Beziehung der Kommunikationspartner hängt immer deren Erfolg ab. Es gibt einen Unterschied, ob in einem vier Augen Gespräch die Partner Freunde sind oder der eine ein Vorgesetzter des andern ist. Der Erfolg hängt also von sozialem Verhältnis der Beteiligten ab. Der Gesprächsstoff selbst ist der Gegenstand der Kommunikation. Das Mittel der Kommunikation ist immer ein Medium, das der Mensch wahrnehmen kann, im Wesentlichen non-verbal und verbal.

Die soziale Kommunikation durch die Technik der moderierten Gruppenarbeit, die Präsentationstechnik und dem Qualitätszirkel unterstützt werden. In jedem Fall unterstützen Techniken der Darstellung die soziale Kommunikation.

Bei der moderierten Gruppenarbeit erleichtert ein Moderator die Zusammenarbeit. Er verfolgt einen Moderationszyklus welcher die Gruppenarbeit strukturiert. Ein solcher Zyklus besteht aus den Elementen Einstieg, Themen sammeln, Thema auswählen, Thema bearbeiten, Maßnahmen planen und dem Abschluss.

Zur Entscheidungsfindung kann die Präsentationstechnik verwendet werden. Diese ist immer eine Form der Visualisierung. Sie dient jedoch auch dazu alle Beteiligten auf den gleichen Informationsstand zu bringen. Moderation, Präsentation und Visualisierung greifen stets ineinander und sind somit Teilbereiche der sozialen Kommunikation.

Der Qualitätszirkel ist eine Weiterentwicklung des Systems und soll den Beteiligten ermöglichen in kleinen Gruppen an möglichen Verbesserungen zu arbeiten. Diese Kleingruppen bestehen aus 4 – 8 Personen die regelmäßig arbeitsbezogene Probleme erörtern und möglichst eigenverantwortlich Lösungen erarbeiten. Dabei soll das Know-How der Mitarbeiter genutzt werden und die Motivation erhöht werden.

Darstellungs-Technik

Organisationen lassen sich graphisch und verbal darstellen. Mit der Darstellungstechnik können je nach Organisationsgrad Sachverhalte systematisiert und geordnet dargestellt werden. Beispielsweise können mehrere Objekte in einer Ablaufdarstellung nach DIN 66262 übersichtlich mit Verknüpfungen, Verzweigungen, als Kette und mit Rückkopplungen übersichtlich dargestellt werden. Es bietet sich auch an, mehrere Varianten auf einen Blick übersichtlich, miteinander im Vergleich darzustellen oder Segmentierungen zu visualisieren.

Einsatz der Techniken

Die unterschiedlichen Organisationstechniken verfolgen unterschiedliche Ziele. Das Endergebnis und die daraus gewonnenen Erkenntnisse aus der angewandten Organisationstechnik sind daher abhängig von der vorher definierten Zielbeschreibung. Es besteht nun die Möglichkeit mehrere Techniken miteinander zu kombinieren und damit zu verbinden. Dies führt dann zu einer Erweiterung der Einsatzmöglichkeit und die damit verbundene hohe Flexibilität bei der Einsatzmöglichkeit dieser Organisationstechniken.

Quellen

Literatur

• W. F. Daenzer, F. Huber: Systems Engineering. Methodik und Praxis. 11.Auflage. Verlag Industrielle Organisation, Zürich 1999, ISBN 978-3-85743-998-8
• Rolf Bühner, Betriebswirtschaftliche Organisationslehre, 10. Auflage, Verlag Oldenbourg, München Wien, 2004, ISBN 3-486-27500-3
• Kasper/Mayrhofer, Personalmanagement Führung Organisation, 3. Auflage, Linde Verlag, Wien, 2002, ISBN 3-7073-0430-2
• Michael Wolff, Informationsorientiertes Organisationsmanagement: Gestaltung organisationaler Entscheidungsprozesse, 1. Auflage, Hampp Verlag, München, 2003, ISBN 3-87988-758-6
• Rudolf Büchi, Reiner Chrobok , Organisation- und Planungstechniken im Unternehmen, 2. überarbeitete und aktualisierte Auflage, Schäffer Poeschel Verlag Stuttgart 1997, ISBN 3-7910-1241-X

Internet

• http://www.olev.de/e/e-techn.pdf
• http://www.km-management.ch/page6/files/Organisationslehre.pdf
• http://www.org-portal.org/
• http://www.jens-koopmann.de/content/blogsection/6/46/