Kurs Diskussion:IT-Controlling /Lesetagebuch

Definieren Sie IT-Controlling, IT-Controller und IT-Controller-Dienst. Setzen Sie Ihre Definitionen zueinander in Beziehung und begründen Sie Ihre Definitionen.

Schürmann:

IT-Controlling ist eine bereichs- und funktionsübergreifende Führungsaufgabe des Informationsmanagements. Es besitzt weiterhin Schnittstellen zum unternehmensweiten Controlling, zum Linienmanagement und zur Revision. Funktionsträger ist zunächst der IM-Manager, der häufig als CIO bezeichnet wird. Bei zunehmend komplexer werdenden IT-Strukturen kann ein Teil der Aufgaben an ITController delegiert werden, wobei die Entscheidungsverantwortung stets beim IM-Manager bleiben muss. Institutionen, die Aufgaben des IT-Controllings wahrnehmen, werden als IT-Controller-Dienste bezeichnet.

Welche Aufgabenteilung zwischen IT-Controller und IT-Manager schlagen Sie vor und wie ist diese zu begründen?

IT-Controller sollten die Aufgabe besitzen, dem IT-Manager Entscheidungen rund um das Thema IT transparent zu machen. Dazu stellen Sie Alternativen gegenüber und können diese auch bewerten. Auch die Konsolidierung von Kosten- und Nutzenkennzahlen in Berichtsform gehört zu den Aufgaben des IT-Controllers. Auf Basis der vorgelegten Informationen trifft der IT-Manager die Entscheidungen und hat diese auch in vollem Umfang zu verantworten.

Urban:

Das Controlling bildet die Schnittmenge zwischen den Aufgaben des Controller-Dienstes (Controller- Service) und des Managements. Hierbei stellt das Controlling den Prozess der zielorientierten Planung und Steuerung dar, welcher im eigentlichen Sinne Aufgabe des Managements ist, jedoch durch den bzw. die Controller unterstützt werden kann. Der bzw. die Controller können gegenüber dem Management Entlastungsaufgaben (z.B. delegierte Datenerhebungen oder Analysen), Ergänzungsaufgaben (z.B. fachliche Unterstützung mit Controller-Know-How) und Begrenzungsaufgaben (z.B. durch Entgegenwirken von opportunistischem Verhalten) erbringen um eben dieses zu unterstützen. Davon abzugrenzen sind die Aufgaben des Managers welche im Wesentlichen durch die typischen Führungsfunktionen wie zum Beispiel Planung, Entscheidung, Organisation, Mitarbeiterführung und Kontrolle gekennzeichnet sind. Das bedeutet der Manager behält letztendlich die Verantwortung für die erreichten Ergebnisse, die vorhandenen Finanzen, die laufenden Prozesse und die verfolgten Strategien. Das Management trägt also die Entscheidungsverantwortung. Dem gegenüber steht der Controller(-Service) dessen Tätigkeitskern im Wesentlichen in den Aufgaben „Planen“, „Informieren/Berichten“, „Analysieren/Kontrollieren“ und „Steuern“ bestehen. Sein Ziel besteht in der Erhöhung der Wirtschaftlichkeit durch Schaffung von Transparenz in den Gebieten Strategien, Ergebnisse, Finanzen und Prozesse. Somit ist der Controller ein Dienstleister für die anderen Führungskräfte, der Ihnen betreuend, beratend und bedienend zur Seite steht. Er trägt die „Transparenzverantwortung“.

Welche fachlichen und organisatorischen Schnittstellen des IT-Controllings sind von besonderer Relevanz und warum?

Das IT-Controlling besitzt Schnittstellen zum Informationsmanagement, dem Linienmanagement, dem unternehmensweiten Controlling und der Revision. Genauso wie das Informationsmanagement ist das IT-Controlling bereichsübergreifend und wird häufig als Teilaufgabe des Informationsmanagements angesehen. Es ist aber ebenso eine Abstimmung zum Unternehmenscontrolling nötig, weshalb in manchen Firmen das IT-Controlling als Bereichscontrolling angesehen wird. Schnittstellen zum Linienmanagement existieren zum Beispiel im Rahmen des IT-Governance, wo Entscheidungskompetenzen zugeordnet werden. Die interne Revision übernimmt wie das IT-Controlling eine Beraterfunktion für das Management.

Wie würden Sie die Einführung von IT-Controlling in einem Unternehmen gegenüber Mitarbeiter motivieren?

Schürmann:

Das IT-Controlling verhilft den Fachabteilungen zu mehr Transparenz. Die Kosten für die Verwendung von IT-Services kann aufgrund von Produktkatalogen einfacher nachvollzogen werden, Entscheidungen zum Einsatz von IT werden deutlich rationaler. Die Wünsche der Fachabteilungen werden mit Hilfe des IT-Controllings an die IT-Produktion herangetragen. Durch die bereichsübergreifende Betrachtung können Skaleneffekte erzielt werden, die möglicherweise Projektdurchführungen günstiger werden lassen.

Urban:

Um die Einführung von Controlling in einem Unternehmen gegenüber den Mitarbeitern zu motivieren, würde ich diesen die typischen Probleme eines Unternehmens ohne Controlling aufzeigen und Ihnen argumentativ verdeutlichen, wie das Controlling diesen Problemen entgegenwirken kann. Eine solche Argumentation könnte wie folgt aussehen: Ein Unternehmen ist in der heutigen Zeit ohne ein Controlling langfristig nicht überlebensfähig, da das Management die rasant ansteigende Menge an Informationen einfach nicht mehr verarbeiten kann. Vielmehr benötigt es ein Controlling an seiner Seite, dass den Managementprozess bestehend aus Zielfindung, Planung und Steuerung begleitet und somit eine Mitverantwortung übernimmt. Das Controlling dient der gezielten Unterstützung von Entscheidungen, Planungsprozessen und Kontrollfunktionen und entlastet so das Management. Darüber hinaus kann es das Management davor schützen opportunistischem Verhalten zu unterliegen, d.h. seine eigenen Interessen zu verfolgen, indem es dieses überwacht und auf Fehler hinweist. Oftmals fühlen sich die Arbeitnehmer in Unternehmen auch hintergangen, da sie nicht eindeutig nachvollziehen können, welche Entscheidungen das Management getroffen hat und auf welcher Basis das Management die Entscheidungen getroffen hat. Dieser Intransparenz wirkt das Controlling entgegen. Es zielt darauf Transparenz über die erzielten Ergebnisse, verfolgten Strategien, verfügbaren Finanzen und ablaufenden Prozesse zu schaffen um so mehr Transparenz im Unternehmen zu schaffen und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu verbessern. Ein weiteres Problem heutiger Unternehmen ist die derzeitige rechtliche und soziale Situation. Unternehmen sind durchdrungen von handels- und steuerrechtlichen Vorschriften wie zum Beispiel HGB oder US GAAP, Compliance Regelungen wie SOX und auch Standards wie ITIL oder Cobit. Zudem unterliegen sie einem organisatorischen Wandel. Zu diesem organisatorischen Wandel gehören zum Beispiel der CIO als neue Rolle im Unternehmen, die Einführung von IT-Governance und IT- Compliance oder auch die Entwicklung hin zu „Service-Orientierung“. In solch komplexen Situationen kann das Controlling helfen den Überblick zu behalten, indem es das Berichtswesen organisierter gestaltet und Methoden zur wirtschaftlichen Bewertung bereit stellt, umso Risiken zu reduzieren und handhabbar zu machen.

Klausuraufgabe: Steuerungsobjekte des IT-Controlling

4. Nennen Sie zentrale Steuerungsobjekte des IT-Controlling, setzen sie diese zueinander in Beziehung und begründen Sie Ihren Vorschlag.

Urban sagt:

Zwei erste sehr zentrale Steuerungsobjekte des IT-Controllings sind (IT-)Kosten und (IT-) Services. Eine der wesentlichen Aufgaben des IT-Controllings besteht darin die vorhandene IT-Kostenstruktur transparent darzustellen, um der Unternehmensleitung deutlich zu machen, an welchen Stellen des Unternehmens die Kosten entstehen, aus welchen Gründen sie entstehen und wie sie möglicherweise verringert werden können oder ob sie eventuell sogar notwendig sind. Besonders Gemeinkosten, die sehr häufig im Bereich der IT anfallen, wie z.B. durch Systemausfälle oder durch Anschaffung von neuer Hardware und Software sollen verringert werden und möglichst verursachungsgerecht zugeordnet werden. Dem gegenüber stehen die Leistungen der IT. Die besonders oft vom Management unberücksichtigt bleiben. Das Management fasst die IT als reinen Kostenfaktor auf und erkennt zum Beispiel die Automatisierungspotenziale oder die Möglichkeit der Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb nicht. Aufgabe des IT-Controllings ist es den Wertbeitrag der IT, also den Beitrag der IT zum Unternehmenserfolg messbar zu machen und der Unternehmensleitung zu präsentieren, um nicht nur die Notwendigkeit der Informationstechnologie zu begründen, sondern vielmehr aufzuzeigen, wann, d.h. unter welchen Bedingungen, die IT ihren möglichen Nutzen erzielt. Ein weiteres sehr zentrales Steuerungsobjekt des IT-Controllings sind IT-Risiken. IT-Risiken sind der Hauptverursacher von oben genannten IT-Kosten. Aufgabe des IT-Controllings ist es, diese Risiken zu erkennen, zu bewerten und Empfehlungen an das Management zu geben, ob die vorhandenen Risiken in Kauf genommen werden können oder ob Methoden zur Prävention, Behebung oder Kompensation ergriffen werden müssen. Ebenfalls als zentrale Aufgabe in Bezug auf IT-Risiken ist die Erkennung und Betonung von IT-Chancen zu sehen. Sogenannte spekulative Risiken müssen erkannt und analysiert werden um Aussagen darüber treffen zu können, ob positive Abweichungen wahrscheinlicher sind, als negative Abweichungen, d.h. ob die Chance, die das Risiko mit sich bringt größer ist, als die Gefahr. IT-Projekte, als ein viertes sehr zentrales Steuerungsobjekt des IT-Controllings, bringen oft zeitliche Risiken und Kosten-Risiken mit sich. Aufgabe des IT-Controllings ist es, IT-Projekte in Bezug auf Termin- und Kosteneinhaltungen zu überwachen, bei Überschreitungen die Verantwortlichen zu alarmieren und falls möglich Gegenmaßnahmen vorzuschlagen und ggf. sogar einzuleiten. Ebenfalls mit Risiken behaftet ist die (IT-)Strategie des Unternehmens. Diese stellt ein fünftes wichtiges Steuerungsobjekt des IT-Controllings dar. Das IT-Controlling unterstützt das (Linien- /Informations-)Management bei der Entwicklung von Strategien, indem es die notwendigen Informationen in einer adäquaten Art und Weise bereitstellt. Das IT-Controlling unterstützt das Informationsmanagement zum Beispiel bei der Auswahl geeigneter Kennzahlensysteme, bei der Auswahl von neuen Technologien und bei der Auswahl von IT-Personal. Eine ebenfalls wichtige Aufgabe besteht in der Abstimmung von IT-Strategie auf die Unternehmensstrategie. Die IT muss auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet werden. Zwei weitere zentrale Steuerungsobjekte sind die IT-Infrastruktur und die IT-Systeme des Unternehmens. Das IT-Controlling überprüft die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Systeme und versucht ihren Nutzen festzustellen. Es berät das Informationsmanagement bei der Anschaffung neuer Hardware und Software für die IT-Infrastruktur. Es unterstützt das Informationsmanagement dabei die IT-Infrastruktur und IT-Systeme auf die Prozesse des Unternehmens auszurichten um einen maximalen Nutzen erzielen zu können. Ein genauso wichtiges Steuerungsobjekt sind die IT-Prozesse des Unternehmens. Das IT-Controlling überwacht IT-Prozesse und identifiziert vorhandene Ineffizienzen. Es unterbreitet Vorschläge zur Verbesserung der vorhandenen Prozesse und richtet die IT-Prozesse auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens aus.

Schürmann sagt:

Schürmann sagt:

• Projekt und Projektportfolio: Projekte sind einzigartige Tätigkeiten und stellen somit immer

eine Besonderheit in ihrer Durchführung dar. Hier hilft eine hohe Informationstransparenz Risiken und Fehlhandlungen zu vermeiden.

• System und Systemportfolio: Die Systemlandschaft eines Unternehmens wächst stetig an

und Bedarf so einer kontinuierlichen Überprüfung auf ihre Wirtschaftlichkeit hin. Auch für neu zu erstellende Systeme muss evaluiert werden, ob eine Eigenerstellung oder ein Fremdbezug wirtschaftlicher ist.

• Prozess und Prozessportfolio: Die internen Prozesse der IT-Abteilung müssen ebenfalls auf

ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft werden (Stichwort: Prozesskostenrechnung), um eine hohe Bereitstellungswirtschaftlichkeit zu erreichen. Dies ist besonders bei IT-Abteilungen relevant, die als Profitcenter im Unternehmen aufgestellt sind.

• Service und Serviceportfolio: Der Servicekatalog muss für die Endabnehmer transparent und

überschaubar sein. Die abzunehmende Menge muss vom IT-Controlling geplant und evtl. SLAs vereinbart werden. Der Markt muss nach Potenzialen für innovative Services untersucht werden.

• Ressourcen: Der effiziente und effektive Einsatz von Ressourcen im Projekt- und Alltagsgeschäft der IT-Abteilung ist eine hohe Herausforderung, die durch das IT-Controlling transparent gemacht werden soll.
• IT-Organisation: Das IT-Controlling untersucht hier aufbauorganisatorische Fragestellungen

der IT-Abteilung.

• IT-Unternehmen: Wird die IT-Abteilung als eigenständiges Unternehmen ausgegliedert, so ist

die ganze Unternehmung ein Steuerungsobjekt des IT-Controllings

Klausuraufgabe 05.08.2009: Beispiele für konkretes IT-Controlling

Schürmann sagt:

2b) Nennen Sie für jedes der vier Aufgabenfelder in Teilaufgabe 2a ein Beispiel für eine konkrete Aufgabe des IT-Controllings (vorgesehen: jeweils 1 Punkt) und erläutern Sie kurz, inwiefern diese Aufgabe mit dem Aufgabenfeld in Zusammenhang steht (vorgesehen: jeweils 1 Punkt). (8 Punkte)

Aus den Aufgabenbereichen lassen sich konkrete Aufgaben ableiten. Dazu zählen IT-Kosten- und Leistungsrechnung, IT-Benchmarking, IT-Budgetierung, Beurteilung von IT-Investitionen, ITPersonalcontrolling, Controlling der IT-Strategie, IT-Risikocontrolling usw.