Projekt:AG WissMa/Strukturierte Stichwortsammlung

(Daten als Medium)

1. Schaffung von Bewußtsein / Mindset

Literatur tipp https://www.kupoge.de/vorlesungsreihe/

Zielstellung
1. Daueraufgabe
2. Aufgabe an der alle im Haus beteiligt sind
3. den Datenzyklus über das ganze Haus verteilt denken (von der Sammlung, über Ausstellung, Leihgeschäft, ÖA/PR, Langzeitarchivierung, Justiziariat, Restauration ...)
Zielgruppen
1. im Haus auch an Mitarbeitende wie Aufsicht, Guides u ähl. denken
2. im Publikum / Freundeskreis
3. Fördermittelgeber
4. Stakeholder Landkarte und dann Fokus
Aufgabenstellung und Rollen
1. Accessmanagement
  1. lesen
  2. schreiben
  3. vorschlagen
  4. Raum für Diskussion vorsehen
2. Zugang / Beteiligung von Außen
  1. Community
  2. andere Institutionen
  3. Herkunftsländer
Aspekte des Wissensmanagements
Standards
1. ISO 30401: Knowledge Management System
2. Modellierungsstandards (SKOS usw.)
Wissensgenerierung aus Datenhaltung (Pyramide Daten → Information → Wissen)
- analog zu Business-Informationssystemen (Weiterbildungsquelle: Wirtschaftsinformatik)

2. Orientierung

Daten: Status Quo (IST-Zustand)
- Analyse - Was für eine Datenlage herrscht in mein Haus: Was für Daten/Informationen habe ich, wo liegen sie, in welcher Form sind sie vorhanden (analog, Datenformat, string, Zahl usw.)
- was soll mit den Daten geschehen können? Datenaustausch wird durch gängige Datenformate und die Verwendung von Standards (Datenschema und kontrollierte Vokabulare sowie PIDs und Normdaten) bei der Daten gefördert >> https://www.museumsbund.de/digitale-grunderfassung/ und https://wiki.deutsche-digitale-bibliothek.de/pages/viewpage.action?pageId=120422678
- Wer hat Zugang (wer bearbeitet diese Daten)
- Wie schaffe ich eine Übersicht über meine Datenlage (Bspw. Jasmin - Erstellung Datenmodell Excel: Jedes einzelne Feld aus M+, das Informationen enthält, wurde in einer ExcelDatei mit allen Informationen und Inhalten zu diesen Felden gelistet bspw. Feldlänge, Primärschlüsse, wie oft wurde das Feld benutzt, mit einer Wortliste verknüpft usw.)
- Datenbestand wo/wie?
  - Excel
  - Word
  - Analog (Karteikarten, Verzeichnisse usw.)
  - Datenbankmanagementsystem
  - mehrere Systeme
- Normierte Daten?
  - welche Normdaten sind geeignet? Ein Mix von unterschiedlichen Systemen ist ok. GND bietet viele unterschiedliche Entitätstypen
- Wo liegen meine Bilder, Dokumente, Dateien zu den Objekten/Objektdatensätzen? Hat jedes Datenobjekt einen hausinterenen PID bzw. Signatur, ggf mit einer URL?
Daten: Ziel (Soll-Zustand)
- Wo will ich (mit meinen Daten) hin? Ist mein Datenstand gut, wie er ist? Was soll erreicht werden? Was ist das übergeordnete Ziel (Digitsalstrategie der Einrichtung)
- erstes Sammlungsmangementsystem? / Neues Sammlungsmanagementsystem?
- Digital Asset Management System?
- Online-Präsentation? Onlinedatenbank
- Datenlieferungen? Datenaustausch?
- Was für Standards gibt es - was für Standards wollen wir?
- Datenzyklus - User journeys
Tools
1. zur Datenbereinigung / Datenkontrolle
  - Excel
  - Openrefine
  - Datenbereinigungssoftware
  - Reverse Engeniering / Datenmodellierung
  - Access
2. zu Systemen zur Verwaltung von Sammlungen / Objekten
  - Aussprechen von Empfehlungen? (etwa: Excel ist nicht empfohlen, besser wäre ein Sammlungsmanagementsystem?)
  - Was wird gebraucht? - Vollumfängliches Managementsystem? Eine Datenbank zur Ablage der Informationen?
  - Sammlungsmanagementsysteme
    - Nicht- oder halb-Kommerzielle Systeme
      - Vino
      - Museum Digital
      - DigiCult
      - First Rumos
    - Kommerzielle Systeme
      - MuseumPlus - zetcom
      - BeeCollect - Solvatec
      - robotron Daphne - robotron
      - Hida - startext
      - S-Museum - Skinsoft
      - Axiel Collections - Axiell
      - imdaspro - Joanneum
      - easydb - programmfabrik
      - TMS - Gallery Systems
      - APS - Stegmann Systems
    - Alternativen:
      - Collective Access (Open Source)
      - Spezialdatenbanken, z.B. für naturwissenschaftliche Sammlungen (Specify, Diversity Workbench)
Für ein neues System
1. Vor Ausschreibung / Beschaffung
  - Was braucht man? -> Lastenheft/Pflichtenheft
  - Was für Standards gibt es / Was für Standards braucht das Haus?
  - Abteilungen am Haus beteiligen/befragen?, auch die IT-Abteilung des Hauses
  - Marktforschung
  - ggf. von Museumsverband beraten lassen
  - Kontaktaufnahme Anbieter? -> Demo-Versionen anfordern, Anbieter einladen
  - Kontaktaufnahme mit Museen, die das System bereits einsetzen
  - verschiedene Softwareanbieter vergleichen:
    - Arbeitet das Datenbanksystem nach (internationalen) Standards?
    - Wo liegen die Daten? (Webbasiert / Lokal)
    - Ist die Datensicherheit gewährleistet?
    - Ist ein Zugriff von außerhalb (bei verschiedenen Standorten) möglich?
    - Ist die Software betriebssystemunabhängig? (bspw. als Browseranwendung)
    - Ist das Layout übersichtlich? Können Felder selbst an eigene Bedürfnisse angepasst werden?
    - Lassen sich geänderte oder gelöschte Datensätze wiederherstellen?
    - Können Massen-/Gruppenänderungen durchgeführt werden?
    - Ist die Recherche gut? Kann man Suche speichern?
    - Welche Möglichkeiten der Ausgabe von Reports gibt es (in Word, Excel, PDF…)?
  - Preiseinschätzung
  - Zeitlicher Horizont (Ausschreibungsdauer, Datenmigration, Datenbereinigung, Einführung System, Nacharbeiten, Schulungen)
2. Beschaffung / Ausschreibung
  - Welche Art der Beschaffung?
    - Ausschreibung
      - Deutschlandweit
      - EU
    - Ohne Ausschreibung
3. Vor Migration / Einführung
  - Was muss getan werden?
  - Was kann vor Migration getan werden?
    - Bereinigung der Daten?
    - Aufräumen der Ablagen/Ordner?
  - Konfiguration / kundenspezifische Anpassung der Anwendung
4. Migration
  - was kann man als Institution selber leisten, was muss man einkaufen?
5. Nach Migration
  - Datenbereinigung
  - Schulungen
  - Rechtevergabe
  - Es braucht Zeit?
  - Ansprechpartner
Schnittstellen
1. Normdatenübernahme und Vernetzung
2. kontrolliertes Vokabular
  1. intern
    - wenn internes Vokabular Verwendung findet, dann nach Möglichkeit trotzdem direkt auf vorhandene externe Vokabulare/Normdaten mappen
  2. externe Quellen
    - ggf. Auflistung von nutzbarem Vokabular?
Migration von Daten in neue (ggf zentrale) Umgebung
1. Datenformate
2. APIs

3. Kompetenz

Was braucht es bei wem?
zeitlicher Rahmen eines Changeprozesses: Vorher - Währenddessen - Nachher
digital journey / ganzheitlicher abteilungsübergreifender Datenzyklus
1. aus der Sicht der Sammlungen
2. aus der Sicht der Kurator*innen
3. aus der Sicht der ÖA
4. aus der Sicht der Restaurierung
die Objektsammlung inkl Pflege der Objekte
Datenmanagement für Ausstellungen und Verleih
Datenmanagement zu Grabungen und Provenienz